Kodėl turėtumėte nustoti naudoti "Excel"?

Kai naudotojas prašo manęs pagalbos sakiniu, kuris prasideda žodžiais: "Turiu bendrą "Excel" lapą, kuris..." arba "Turiu "Excel" su makru, kuris...", man asmeniškai pirmas dalykas, kuris ateina į galvą, yra "Jūs naudojate netinkamą įrankį". Jums reikia kažko, ko galbūt net nežinote, kad jums reikia (tikriausiai duomenų bazės arba programinės įrangos), kuri turėtų atlikti šią funkciją. O kaip sužinoti, ar jums reikia kito įrankio?

Dalykai, kurių įmonė neturėtų daryti su "Excel

- Atlikite skaičiavimus (konstrukcijų, įrenginių, infrastruktūros...) "Excel" programoje.

- Kainos pasiūlymų sudarymas, užsakymų valdymas, pristatymo pranešimų paleidimas naudojant "Excel".

- Kurkite, bendrinkite ir saugokite ataskaitas ir žiniaraščius "Excel" programoje.

- Projektų valdymas su "Excel", "Kanban" "Excel", "Gantt" "Excel".

- Darbuotojų, neatvykimo į darbą, laikrodžių ir atostogų apskaitos tvarkymas "Excel" programoje.

- Saugo klientų ir tiekėjų informaciją "Excel" programoje.

- Apskaitą ir strateginį planavimą pagrįskite "Excel".

Tačiau tai dar ne viskas - pateikiame 6 priežastis, kodėl turėtumėte nebenaudoti "Excel" ir ieškoti geriau jūsų poreikius atitinkančio įrankio.

1. "Excel" yra paprasta lentelė. Niekas neapsaugo nuo atsitiktinio įvedimo ne į tą langelį, duomenų perkėlimo ar kopijavimo ir jų praradimo.

2. "Excel" skaičiuoklės greičio negalima lyginti su kūrimo įrankiu. Tokias operacijas, kaip kelių tūkstančių eilučių paieška, kurios "Excel" programoje yra pernelyg sudėtingos, programinė įranga atlieka be vargo. Kai užklausą atliekate naudodamiesi "Excel" programa, tai vidutiniškai užtrunka 3 minutes, o naudodamiesi kita programine įranga tą pačią užklausą galite atlikti per 0,3 sekundės.

3. "Excel" lapai gali būti labai dideli ir juose gali būti sukaupti didžiuliai duomenų kiekiai. Tačiau net ir tai yra niekis, palyginti su tuo, ką galima saugoti sukurtoje duomenų bazėje. Be to, net jei "Excel" galite saugoti didelius duomenų kiekius, negalite tinkamai tvarkyti duomenų, paieška vyksta lėtai, lengva suklysti ir gauti neteisingus rezultatus.

4. "Excel" lape negalite atlikti jokių automatinių veiksmų ar gauti vidinių įspėjimų. Sistema yra pasyvi, ji jūsų neinformuoja ir neatlieka jokių veiksmų, galite tik įvesti ir užpildyti duomenis arba pateikti užklausą. Priešingai, kuriant programinę įrangą galima numatyti bet kokį darbo eigos skaičių, neatsižvelgiant į jų sudėtingumą (tai neįmanoma skaičiuoklėje).

5. "Excel" lapas yra ne kas kita kaip lentelė. Kad ir kiek ją spalvotumėte ar keistumėte jos savybes, ji niekada neprilygs programėlės ar žiniatinklio sąsajai.

6. Kurdami programinę įrangą nustatote, kurie naudotojai ar jų grupės turi prieigą prie kokios informacijos ir kokius veiksmus kiekvienas iš jų gali atlikti.

Tokio saugumo neįmanoma užtikrinti naudojant "Excel" lapą. "Excel" lapas yra sunkiai įveikiamas priešininkas. Pirma, todėl, kad jos naudojimas yra įsišaknijęs naudotojo sąmonėje. Jie mano, kad gali ją pritaikyti, sukonfigūruoti pagal savo poreikius. Jis paprastas, pažįstamas ir jiems patogu juo naudotis. Problema yra ne "Excel" lape, kuris kitu atveju yra tikrai puiki ir galinga programa (pagaliau tai pripažinau, giliai širdyje ją taip pat mėgstu).

Problema yra "Excel" lentelių naudojimas ir piktnaudžiavimas jomis. Kaip sakydavo mano mama, kai turi tik vieną meškerę, staiga viskas atrodo kaip kabliukas. Trumpai tariant, skaičiuoklės - tai programos, kurios leidžia greitai surinkti "nedideles komunalines paslaugas". Kiekvieną kartą, kai kas nors naudoja "Excel" lentelę, tai vyksta todėl, kad programa (arba programuotojas) nesuteikė jiems to, ko jiems reikia. "Excel" skaičiuoklė - tai šaltinis, į kurį kreipiatės, kai neturite "nieko geresnio".

Todėl nuolatinio tobulinimo sistemoje "Excel" lapas visada bus viena iš silpnųjų grandžių ir neišvengiamai bus pašalintas.

Be greitų skaičiavimų ar kelių grafikų sudarymo, mums nereikėtų naudoti "Excel" lentelių. Ji taip pat gali būti naudinga kaip kontūras arba pirmasis sprendimas, kuris vėliau taps konkrečia užduotimi, tačiau skaičiuoklė niekada neturėtų būti laikoma nuolatiniu sprendimu. Juo labiau tai nėra optimalus ar pageidautinas sprendimas. Be abejo, jokiu būdu nevalia pagrindinių verslo sistemos procesų grįsti "Excel" skaičiuoklėmis.